Mission 2 : Digitalisation de l'encodage des réparations FMU
La mise en place d’un outil digital pour l’encodage des réparations a permis d’assurer la traçabilité complète des interventions et de standardiser la gestion des pannes pour améliorer la performance opérationnelle.
Contexte et problématique
Le suivi des réparations dans l’atelier était historiquement géré via Excel, des fichiers partagés et des carnets papier. Chaque réparation impliquait de vérifier manuellement les informations, de suivre les priorités et de documenter les interventions, ce qui généralisait les erreurs et créait des retards significatifs.
Les problématiques majeures étaient :
- Traçabilité limitée : impossible de suivre de manière fiable chaque étape d’une réparation, depuis la demande initiale jusqu’à sa clôture.
- Risque d’erreurs humaines : saisies manuelles, versions multiples de fichiers et communication fragmentée.
- Mauvaise visibilité pour les responsables : difficulté à prioriser et à affecter les réparations rapidement.
- Coordination inefficace entre équipes : les réparateurs et responsables n’avaient pas accès à un outil commun, ce qui provoquait des doublons et des retards.
- Analyse limitée des performances : absence de données consolidées pour mesurer les délais, la fréquence des pannes ou l’utilisation des ressources.
L’objectif principal du projet était donc de centraliser et automatiser le suivi des réparations, tout en offrant aux utilisateurs un outil robuste, collaboratif et ergonomique, adapté aux besoins opérationnels.
Contribution technique
Pour répondre aux besoins du suivi des réparations et centraliser les informations, j’ai mis en place une solution combinant un flow de données automatisé et une application Power App métier.
Dans un premier temps, j’ai développé un flow Dataiku lié au planning des changements de dimensions, permettant d’importer automatiquement les différentes informations provenant de sources variées, telles que les pièces disponibles, les réparateurs, les machines et les types de pannes. Ces données étaient ensuite consolidées et traitées afin de produire un planning complet et cohérent des réparations à venir. Des règles métiers spécifiques ont été appliquées pour prioriser les interventions et identifier automatiquement les actions récurrentes. L’ensemble de ces informations a été centralisé et stocké dans une liste SharePoint, offrant un accès sécurisé et partagé à toutes les équipes, garantissant ainsi la fiabilité et l’uniformité des données.
Flow Dataiku – Crédit : Calvo Tom
Parallèlement, j’ai conçu une application Power App avec deux écrans principaux pour répondre aux besoins opérationnels des responsables et des réparateurs. Le premier écran permet de visualiser toutes les réparations à planifier et de saisir manuellement les actions à réaliser. Les actions récurrentes détectées par le flow sont automatiquement chargées, ce qui réduit considérablement la saisie répétitive et limite le risque d’erreurs. Le second écran est destiné au suivi et au traitement des réparations déjà planifiées. Il offre la possibilité de cocher chaque étape effectuée, d’indiquer le réparateur en charge et de saisir des commentaires ou précisions sur l’intervention. Cette interface permet un suivi en temps réel de l’avancement des réparations et facilite la coordination entre les différentes équipes.
App Power App Ecran 1 – Crédit : Calvo Tom
App Power App Ecran 2 – Crédit : Calvo Tom
Cette combinaison entre flow automatisé et application interactive assure à la fois la centralisation et la fiabilité des données, tout en offrant une interface intuitive et adaptée aux utilisateurs. Les responsables disposent ainsi d’une vue complète pour planifier efficacement les interventions, tandis que les réparateurs peuvent suivre précisément chaque étape et documenter leurs actions, améliorant significativement la traçabilité et la qualité du processus.
Méthodologie
Le projet a suivi une méthodologie structurée et collaborative :
- Analyse des flux existants : étude des processus manuels, identification des points critiques, doublons et zones à risque.
- Définition des besoins métiers : interviews avec responsables, planificateurs et réparateurs pour comprendre les contraintes opérationnelles et les exigences de traçabilité.
- Conception d’un workflow standardisé : élaboration d’un parcours clair pour chaque réparation, intégrant validation automatique, priorisation et suivi.
- Modélisation des données : création des tables et relations entre Machines, Dimensions, Pannes, Responsables et Réparateurs.
- Développement de l’application : design d’une interface ergonomique avec deux parcours adaptés aux rôles.
- Tests itératifs et démonstrations : validation des fonctionnalités avec les utilisateurs pour garantir l’ergonomie et la pertinence des flux.
- Mise en production et accompagnement : formation des équipes et documentation complète pour assurer une adoption rapide et durable.
- Traçabilité et audits : historisation détaillée de chaque action et mise en place de rapports d’audit automatisés pour suivre les performances et la conformité.
Bénéfices
La solution a transformé le suivi des réparations en un processus centralisé, automatisé et fiable :
- Traçabilité complète : toutes les actions sont historisées, permettant un suivi détaillé et une conformité aux exigences réglementaires.
- Visibilité en temps réel : les responsables peuvent visualiser instantanément l’avancement des réparations, identifier les retards et ajuster les priorités.
- Optimisation des ressources : affectation automatique des interventions, réduction des doublons et meilleure planification des équipes.
- Réduction des délais : accès immédiat aux informations pertinentes, accélérant la prise en charge des pannes et limitant les temps d’arrêt des machines.
- Meilleure coordination entre équipes : un outil commun pour responsables et réparateurs, favorisant la communication et la collaboration.
- Analyse des tendances et récurrences : suivi des types de pannes, fréquences et délais de traitement, facilitant les actions préventives et l’amélioration continue.
- Amélioration de la qualité des décisions : données fiables et centralisées permettant aux responsables de prendre des décisions éclairées.
- Expérience utilisateur optimisée : interface intuitive et parcours adaptés aux rôles, adoption rapide et réduction de la charge cognitive.
En somme, ce projet a permis de moderniser et fiabiliser le processus de suivi des réparations, en transformant une gestion manuelle, complexe et fragmentée en un outil centralisé, collaboratif et performant, générant des gains significatifs en productivité, coordination et qualité.